Actualmente los proyectos son cada vez más comunes para alcanzar objetivos en organizaciones, emprendimientos y hasta en aspectos personales, normalmente tienen 4 etapas principales: planificación, inicio, implementación y finalización. Cada etapa se debe supervisar de modo que alcancemos los objetivos asociados al tiempo, costo y especificaciones del proyecto. Todas las etapas son necesarios y fundamentales, pero típicamente en la etapa de implementación es donde se mide el éxito del mismo.
La Implementación se refiere a la realización de las actividades descritas en la etapa de planificación. Es la etapa donde se pone en práctica todo lo planeado para alcanzar el objetivo deseado.
Típicamente en la etapa de implementación hay desafíos, ya que en las etapas de planificación e inicio son llevadas a cabo por un pequeño equipo de personas o por un área específica de la empresa, y luego la etapa de implementación tiene intervención de varios departamentos, aquí la coordinación de muchas actividades, demanda mayor tiempo, requiere una correcta administración de recursos, la supervisión adecuada del presupuesto, y es justo allí, donde se presentan los siguientes retos:
- Claridad del alcance del proyecto: es crucial que cada actor entienda los objetivos del proyecto para alcanzar los mismos. DEBE INDICARSE A TODOS LOS INVOLUCRADOS
- Evaluación de Metodologías y herramientas: como hoy en día existen varias metodologías y/o herramientas, éstas se deben evaluar a fin de definir cuales se emplearán en la etapa de implementación, se recomienda que se seleccionen las que sean sencillas, prácticas y sistemáticas. DEBEN DEFINIRSE DESDE EL INICIO
- Establecer prioridades: El gerente de proyecto debe identificar las actividades urgentes e importantes para priorizar las actividades y ser efectivo, generando un mayor impacto en el cumplimiento de los objetivos del proyecto. DEBE TENER LA EXPERIENCIA GESTIONANDO PROYECTO
- Tener buena comunicación con el equipo: La comunicación es clave para asegurar que todas las funciones y responsabilidades se distribuyen y se comprenden. Además, una buena comunicación permitirá que todos los miembros del equipo se empoderen de los objetivos y trabajen para alcanzar el logro del objetivo mayor. ES CRUCIAL QUE HAYA COMUNICACIÓN CONSTANTE
- Adaptabilidad: En todo proyecto se presentan imprevistos, circunstancias fuera de control y retrasos. Es en la implementación donde será necesario realizar cambios para adaptar mejoras que permitirán alcanzar los objetivos trazados. SE DEBE MONITOREAR CONSTANTEMENTE ESTA FASE PARA AJUSTAR LO QUE SEA NECESARIO.
Como es en la etapa de implementación donde se articulan más recursos, tiempo, gente, herramientas y otros, debemos poner especial énfasis en ella, y ajustar cualquier detalle a fin de poder cumplir con los tiempos y con lo planificado en el alcance. En tal sentido, no debes descuidar los puntos relacionados a cada aspecto indicado, ya que también presentan factores de riesgo en la implementación, fallos en la planificación y en el inicio podrían suponer fallos en la implementación y la adaptabilidad probablemente no subsane todos los problemas. Así que atentos a todos los detalles.
Cuéntame cómo te ha ido a tí gestionando proyectos, o si has tenido desafíos diferentes, me encantará leerte.
