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Trucos para gestionar reuniones efectivas al emplear el modelo de Trabajo Remoto

En condiciones normales,  las formas de trabajo antiguamente no requerían usar aplicaciones o recursos para relacionarse entre trabajadores o manejar  contacto con clientes. Actualmente hay muchas aplicaciones para trabajar a distancia. Y se hacen mucho más necesarias ahora, que las condiciones de comercialización, consumo y hasta entrega de servicios es tan cambiante y tan diferente.

Para proteger a los trabajadores de situaciones civiles, ambientales o de crisis de salud (como la actual, asociada a pandemias) muchas empresas han tenido que adoptar el modelo de Trabajo Remoto, por lo que se hace necesario abarcar diversos aspectos que deben manejarse un tanto diferente a como las conocemos dentro de las oficinas.

Algunos de estos aspectos se relacionan con:

  1. Liderazgo
  2. Seguimiento
  3. Cumplimiento de entregas
  4. Agilidad de Respuesta
  5. Comunicaciones
  6. Gestión de actividades
  7. Gestión de proyectos
  8. Procedimientos claros y documentados
  9. Facilidad para adaptarse a situaciones diversas
  10. Criterio profesional
  11. Responsabilidad y compromiso del personal

Existen muchos otros, los cuales quiero agrupar desde diversas perspectivas (lo veremos en otro artículo), Un aspecto que no se encuentra en la lista, y que justamente modera  las comunicaciones son las Reuniones Virtuales.

«Las reuniones virtuales utilizan tecnología avanzada para unir a la gente en varios lugares para que puedan realizar negocios.» Dichas reuniones permiten el intercambio de información en un muchos formatos diferentes y fomentan la entrada de varias fuentes. Las reuniones virtuales pueden ser tan simples como una teleconferencia, o tan complejas como una video teleconferencia de estaciones múltiples. Fuente

Para realizarlas de manera efectiva,  se recomienda considerar estos  consejos, que según la revista; Harvard Business Review servirán para cumplir este objetivo:

  • Usa videoconferencias, ya que permite mantener a los participantes comprometidos y presentes.
  • Proporciona una opción de acceso telefónico, como alternativa porque en ocasiones la conexión a Internet puede no estar disponible.
  • Prueba la tecnología (aplicación) con antelación.
  • Asegúrate de que las caras de los participantes sean visibles.
  • Minimiza la duración de una presentación, ya que durante las presentaciones largas  las personas tienden a distraerse mucho.
  • Asigna un facilitador o moderador que guíe la conversación y permita que los participantes se centren en el contenido.
  • Usa técnicas para romper el hielo, es importante saber si un participante puede tener un amigo o familiar en cierta situación, por lo que está bien realizar algún tipo de «check in».
  • Llama a la gente periódicamente para que hable.
  • Captura comentarios en tiempo real.
  • No tengas miedo de abordar problemas difíciles.
  • Toma notas de la reunión
  • Establece acuerdos tangibles con tiempos definidos y responsables
  • Vigila la disponibilidad de conexión de los convocados.

Adicionalmente, evalúa la tecnología que usarás, aquí te listo algunas aplicaciones que te pueden ser de utilidad, tienen versiones Freemium  y que no requieren una suscripción de pago (si no incluyes a muchos usuarios) cada una tienes sus virtudes, así como os requerimientos técnicos específicos:

Existen otras aplicaciones, que según el lugar del mundo, el presupuesto y las necesidades de la empresa, recomiendo revisar en estos momentos y tomar la decisión mas adecuada sobre esto.

 

«Hay en el mundo un lenguaje que todos comprenden: es el lenguaje del entusiasmo, de las cosas hechas con amor y con voluntad, en busca de aquello que se desea o en lo que se cree.» Paulo Coelho

 

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