En condiciones normales, las formas de trabajo antiguamente no requerían usar aplicaciones o recursos para relacionarse entre trabajadores o manejar contacto con clientes. Actualmente hay muchas aplicaciones para trabajar a distancia. Y se hacen mucho más necesarias ahora, que las condiciones de comercialización, consumo y hasta entrega de servicios es tan cambiante y tan diferente.
Para proteger a los trabajadores de situaciones civiles, ambientales o de crisis de salud (como la actual, asociada a pandemias) muchas empresas han tenido que adoptar el modelo de Trabajo Remoto, por lo que se hace necesario abarcar diversos aspectos que deben manejarse un tanto diferente a como las conocemos dentro de las oficinas.
Algunos de estos aspectos se relacionan con:
- Liderazgo
- Seguimiento
- Cumplimiento de entregas
- Agilidad de Respuesta
- Comunicaciones
- Gestión de actividades
- Gestión de proyectos
- Procedimientos claros y documentados
- Facilidad para adaptarse a situaciones diversas
- Criterio profesional
- Responsabilidad y compromiso del personal
Existen muchos otros, los cuales quiero agrupar desde diversas perspectivas (lo veremos en otro artículo), Un aspecto que no se encuentra en la lista, y que justamente modera las comunicaciones son las Reuniones Virtuales.
«Las reuniones virtuales utilizan tecnología avanzada para unir a la gente en varios lugares para que puedan realizar negocios.» Dichas reuniones permiten el intercambio de información en un muchos formatos diferentes y fomentan la entrada de varias fuentes. Las reuniones virtuales pueden ser tan simples como una teleconferencia, o tan complejas como una video teleconferencia de estaciones múltiples. Fuente
Para realizarlas de manera efectiva, se recomienda considerar estos consejos, que según la revista; Harvard Business Review servirán para cumplir este objetivo:
- Usa videoconferencias, ya que permite mantener a los participantes comprometidos y presentes.
- Proporciona una opción de acceso telefónico, como alternativa porque en ocasiones la conexión a Internet puede no estar disponible.
- Prueba la tecnología (aplicación) con antelación.
- Asegúrate de que las caras de los participantes sean visibles.
- Minimiza la duración de una presentación, ya que durante las presentaciones largas las personas tienden a distraerse mucho.
- Asigna un facilitador o moderador que guíe la conversación y permita que los participantes se centren en el contenido.
- Usa técnicas para romper el hielo, es importante saber si un participante puede tener un amigo o familiar en cierta situación, por lo que está bien realizar algún tipo de «check in».
- Llama a la gente periódicamente para que hable.
- Captura comentarios en tiempo real.
- No tengas miedo de abordar problemas difíciles.
- Toma notas de la reunión
- Establece acuerdos tangibles con tiempos definidos y responsables
- Vigila la disponibilidad de conexión de los convocados.
Adicionalmente, evalúa la tecnología que usarás, aquí te listo algunas aplicaciones que te pueden ser de utilidad, tienen versiones Freemium y que no requieren una suscripción de pago (si no incluyes a muchos usuarios) cada una tienes sus virtudes, así como os requerimientos técnicos específicos:
Existen otras aplicaciones, que según el lugar del mundo, el presupuesto y las necesidades de la empresa, recomiendo revisar en estos momentos y tomar la decisión mas adecuada sobre esto.
«Hay en el mundo un lenguaje que todos comprenden: es el lenguaje del entusiasmo, de las cosas hechas con amor y con voluntad, en busca de aquello que se desea o en lo que se cree.» Paulo Coelho
